Escoger entre gestionar los procesos de reclutamiento y selección de forma interna o tercerizar el servicio es una decisión importante que uno como gerente debe tomar. Desde mi experiencia, la decisión final depende de la consideración de diferentes aspectos: capacidades internas, la carga de que tengas, el momento en el que se encuentra la empresa respecto a su evolución, y el timing. Vamos a revisarlos uno por uno.
Capacidad interna
Una pregunta clave que debemos hacernos al tomar esta decisión, y también una de las primeras, es si tenemos o no la capacidad de hacer el proceso de reclutamiento y selección de forma interna y a la vez eficiente. Es cierto que muchas empresas tienen un área de Gestión Humana, pero esta se encuentra especializada o enfocada en actividades transaccionales o duras, ya que se encuentran en ese momento de evolución de la empresa. Y la realidad es que, para desarrollar un área de reclutamiento, se requiere personas especializadas, que estén dedicadas a esa tarea de una manera profunda, no como un proceso mecánico o para cubrir un tema puntual.
No debemos olvidar que el reclutamiento y selección del personal impacta directamente en el retorno sobre la inversión que implica el proceso en sí mismo. Impacta de manera directa en los resultados que quieres como gerente o empresario lograr. Escoger a una persona que no encaje con lo que buscas en términos de competencias, habilidades y, sobre todo, no haga match con la cultura de la empresa, puede significar un problema mayor y muy costos, con un rendimiento por debajo de lo esperado.
Asimismo, cuando en una empresa se abren puestos especializados para perfiles muy especiales, mi recomendación es que se contrate a un tercero que te permita entender a plenitud la necesidad que tienes, el perfil que se requiere y lo que se espera de ese puesto, es decir gestionar expectativas. Estos son procesos que, muchas veces, se pasan por alto en la interna de la empresa porque, o no tienen un Manual de Funciones; o se tiene una expectativa que no se plasmó en un perfil. Y precisamente el armado de ese perfil, que resulta indispensable, es uno de los valores agregados por los cuales se debe valorar la contratación de un tercero.
Valorar el momento de la empresa
De acuerdo con mi experiencia, también debemos tener en cuenta en qué momento se encuentra la empresa ¿en crecimiento, mejorando perfiles o competencias? ¿A punto de lograr un proyecto? ¿O es necesario que ajuste y recalibre su tamaño? Está claro que, en todos esos momentos, siempre está la posibilidad de realizar el proceso de reclutamiento desde adentro. Sin embargo, esto implica que la responsabilidad recaiga sobre el gerente de Gestión Humana, si es que este cuenta con el equipo necesario, e incluso puede recaer en el gerente general o en el empresario.
El problema con este enfoque es que se añade una condición adicional al trabajo del día a día. Es decir, estamos agrandando el alcance de lo que los gerentes funcionales o el gerente general tienen que hacer. Y esto tiene un impacto en el desempeño, sin dudas.
Por ello, en el momento en que la organización quiere crecer, decrecer, o mejorar perfiles, se hace necesaria la presencia de un tercero que te ayude a ti, gerente, a identificar y definir lo que estás necesitando, cuál es la situación actual del mercado en relación con ese puesto, y así, atraer el mejor talento que realmente necesitas.
Asimismo, es importante recordar que, en la medida en que una empresa esté creciendo o decreciendo, hay una decisión que recae directamente en el gerente general, empresario o directorio, y se trata del cómo voy a reconfigurar la estructura de mi empresa para sostener este desafío, este cambio que tengo que procesar.
Y esto significa diseñar un organigrama y en este punto existe una mala práctica que lleva a considerar solo ciertos puestos como importantes, críticos o estratégicos. Yo creo que, en cada cajita dentro del organigrama, debes tener al mejor posible, sin excepciones. Se trate del chofer, la recepcionista, el gerente de Finanzas, o el técnico de soldadura, cada casilla de esa estructura debe contemplar a la mejor persona posible para ese puesto. ¿Por qué optar por el bueno cuando puedes optar por el mejor?
Este tema, tan relevante, puede pasar desapercibido cuando nos enfocamos solo en algunos puestos clave. Cabe preguntarnos ¿Por qué no tener en mente la posibilidad de tener a las mejores personas en lugar de tener a personas que simplemente cumplen con su trabajo? El talento sobresaliente es aquel que nos sale gratis, y digo esto porque la gente sobresaliente se paga sola. El sueldo termina siendo un aspecto secundario.
En ese sentido, una empresa o un profesional especializado en reclutamiento y selección, te ayudará a identificar si tienes a esos talentos sobresalientes en cada parte de tu organigrama o no, y esto, a su vez, te permitirá determinar la sostenibilidad y crecimiento de la empresa, o si es necesario que esta pase por un necesario cambio.
Timing
Un caso interesante son las empresas que cuentan con una rotación constante y las que tienen proyectos que pueden llegar de golpe, pudiendo implicar la contratación de decenas y a veces de cientos de personas por un plazo de terminado. En estos casos, al ser perfiles que ya se conocen (por la condición especial de la organización), si se cuenta con la capacidad de manejar y sostener tu área de Gestión Humana como una pequeña unidad de trabajo con todo el concepto de headhunting, se pueden obtener muy buenos resultados.
El problema es que hay situaciones en las cuales te desbordas. El timing no te juega a favor, y cuando esto pasa, la demanda de personal sobrepasa tus capacidades de reclutamiento. Por esta razón, un gerente de Gestión Humana debe revisar constantemente qué capacidades tiene en términos de carga de trabajo, y qué tan bien están calzando las personas que trae a su organización en términos de la satisfacción de la persona en el puesto y de que la empresa también esté satisfecha con sus capacidades. Si la empresa no puede realizar este proceso por sí misma y de manera efectiva, un gerente general o un gerente de Gestión Humano tiene que apoyarse con una empresa que le dé esas facilidades, flexibilidad y que pueda desactivarse una vez cumplida la misión.
Contar con un tercero capaz de cubrir estos picos de demanda resultará en un costo-beneficio positivo, si valoramos la conveniencia de sostener toda un área de Gestión Humana que pueda cubrir las cargas de esos momentos o si es mejor apostar por una tercerización totalmente enfocada en la tarea encomendada.
Debemos entonces ver a este tercero como un aliado para esos momentos de desborde de capacidad, que no solo sea capaz de cubrir las necesidades en términos de reclutamiento, sino que además conozca la cultura de tu empresa, razón por la cual no es positivo saltar por varias opciones. Contar con un servicio de headhunting que te conozca resulta vital, porque finalmente ese fit cultural será determinante para que el talento correcto llegue, retornando de manera efectiva la inversión realizada.
