Cuando hablamos de visión, siempre nos referimos a lo que queremos lograr o ser en el futuro. Muchos artículos resaltan la importancia de mantener viva esa visión tanto a nivel de personas como en las organizaciones. Sin embargo yo considero que hay un desafío más importante aún: ¿cómo pasar de la visión a una ejecución efectiva?
La mayoría de los planes estratégicos que armamos, se pierden en la ejecución, por una única razón: no le ponemos el foco necesario a lo que tenemos que realmente hacer. Podemos estar o sentirnos muy ocupados, pero ¿nos estamos ocupando de las cosas importantes? O estamos llenando nuestro tiempo de innumerables actividades accesorias e incluso irrelevantes a nuestra visión. Esa visión debe definir qué es lo que realmente queremos cuidar, y ese será el gatillo para que elijamos tomar las acciones necesarias para poder ejecutar lo que tenemos que hacer para cuidar eso tan importante que queremos lograr.
Recomiendo dos libros al respecto, The 12 Week Year de Brian P. Moran & Michael Lennington, y EXECUTION: The Discipline of Getting things Done, de Larry Bossidy y Ram Charan. El primero para mí, es el más interesante, porque te da una metodología para poder ejecutar de una manera práctica, ejecutando más en menos tiempo, y haciendo menos. Suena extraño, lo sé, pero la clave precisamente está en el detalle: dejar de hacer las cosas que no son relevantes y concentrarnos en lo importante.
Un claro ejemplo de esto es Michael Phelps, el legendario atleta olímpico de natación. El estadounidense no se convirtió en el campeón multimedallista que todos conocemos al ganar las pruebas y por consecuencia recibió las medallas en los Juegos Olímpicos, lo hizo más bien, varias semanas, meses, años antes a través de la acumulación de horas de práctica, de disciplina y de práctica permanente, producto, a su vez, de un estado mental absolutamente enfocado.
Así, debemos entender que el primer cambio de Phelps fue mental antes que físico. Por ello, es fundamental que nosotros tengamos clara esa visión de qué queremos ser o lograr. Uno de los primeros pasos es tenerlo por escrito. Pasando de la teoría a la práctica, en mi caso, he escrito mi visión a 5 años, lo que quiero alcanzar, y la tengo siempre frente a mí en una hoja que puedo leer varias veces al día.
En ese sentido, creo que la visualización es fundamental para mantenernos enfocados en lograr este objetivo. Cuentan que Jim Carrey, el famoso actor estadounidense, puso en su billetera un papel que simulaba un cheque por 10 millones de dólares, una meta que debía alcanzar en un determinado número de años. Y de hecho lo logró.
Visualizar tu visión lo que hace es formarte, guiarte y establecerte esas acciones que debes realizar para alcanzar lo que quieres. ¿Lograr esto requiere disciplina? Por supuesto, y mucha. Pero detrás hay un estado mental que permite alcanzar estos objetivos.
Regresando al libro de Brian P. Moran & Michael Lennington, este plantea un cambio de paradigma de lo que es la definición de nuestro año. De la forma tradicional, es decir, planificando en base a 12 meses, solemos pensar que tenemos tiempo de sobra para hacer las cosas, y por esto lo llenamos de muchas actividades, algunas enfocadas en la visión y otras no necesariamente. La premisa del libro es que nuestro año ya no se conforma de 365 días, sino que estará compuesto por 12 semanas.
Y esto implica meter lo más importante que queremos hacer en el año en 12 semanas, así el año ya no se divide en 4 cuartos sino en sprints que cada 12 semanas cuenta por sí misma. En esa lógica, esas 12 semanas equivalen a un año, para el cual planteamos un objetivo, y cada semana equivale a un mes. En esas 12 semanas (nuestro “nuevo” año), nos enfocamos en la ejecución al máximo del objetivo planteado. Cada semana cuenta, cada día cuenta, por lo que la ejecución ahora si se hace relevante.
Lo primero que debemos hacer es crear una visión a 5 años, que puede ser financiera, económica, a nivel de empresa, y sobre todo personal, poniéndole todo el detalle que queramos. Luego creamos una visión a 1 año: qué debo lograr, en ese año, para cumplir con esa visión de 5 años. El siguiente paso es crear un plan a 12 semanas de lo que debo hacer que formará parte de lo que quiero lograr en esa visión de 1 año.
Luego desagrego aún más, y me planteo qué acciones debo realizar en cada una de esas 12 semanas para lograr el objetivo que planteé en ese periodo de tiempo. Y, finalmente, creo mi plan de acciones diarias que contribuirán a que cada semana sea eficaz, eficiente y efectiva. Debo medir y registrar cada día, porque cada día equivale a una semana.
Dentro de eso puedo hacer hasta 4 veces más trabajo de lo que haría normalmente. La clave está en desagregar adecuadamente esa visión y asegurarme de hacer lo que es realmente importante cada día para alcanzarla. Mi recomendación es que no nos planteemos más de 4 o 5 tareas por día, las realmente importantes, y nos aseguremos de realizarlas antes de cerrar el día.
Como bien explican en el libro, lo que ocurre con nuestra visión tradicional del año es que no nos da un sentido de urgencia. “Tenemos una falta de sentido de urgencia que no permite darse cuenta de que cada semana es importante, cada día es importante, cada momento es importante. Al final, la ejecución efectiva sucede durante cada día y cada semana”.
De hecho vamos a estar ocupados, pero ocupados en lo que realmente mueve el amperímetro y no en lo accesorio y decorativo. Por lo tanto, no hay nada más motivador que un deadline, ya que genera compromiso, y si lo llevamos a esas 12 semanas, podremos lograr muchísimas cosas.
Ahora bien, tan importante como planificar y ejecutar es que midamos adecuadamente. Debemos concentrarnos en los leading indicators, es decir, medir las actividades, no las consecuencias. ¿Quiero vender más? Midamos cuántas llamadas a prospectos realizamos ¿Llegar a un peso saludable? Midamos el objetivo de no comer más de 1200 calorías por día. Mantener la medición constante y la disciplina es la base, con ello los resultados llegarán en el tiempo.
Para finalizar, dividiendo el año en 12 semanas, notaremos que, para que los números cuadren, deberíamos dividirlo en grupos de 13 semanas. Esto no es un error, esa semana número 13 es nuestro momento para reagruparnos, planear, descansar, premiarnos y reflexionar qué hicimos, para darnos esa palmadita en el hombro felicitándonos, ver qué se puede mejorar, reactivarnos y lanzarnos nuevamente a nuestro nuevo sprint de 12 semanas.
Nuestras propias medallas esperan por nosotros. Es el momento de empezar a hacer realidad nuestra visión.
