En los últimos años, diferentes gurús señalaban como positiva la capacidad de lograr mayor eficacia y eficiencia haciendo varias cosas a la vez, tendencia que fue ganando fuerza en las organizaciones y que derivó en la instalación el término multitasking. Sin embargo, este enfoque es contraproducente para la productividad ya que crea una sensación de estar ocupado, de estar “en todas” pero, al final del día, cuando revisas tu lista de pendientes y prioridades, te das con la triste realidad de que esta lista no se redujo, sino que, por el contrario, aumentó, o sientes que el tiempo se te pasó y no avanzaste lo planeado. Terminamos el día con una sensación de estar drenados.
En un seminario en el que participé recientemente, tocaron el tema de estar ocupados como resultado del multitasking. Quiero compartir con ustedes lo que me llevé de esta experiencia. Cuando estoy “ocupado” me siento bien, me veo bien ante los demás ya que tengo la sensación de “ser importante”.
Permítanme pincharles el globo, y consideren lo siguiente. En el caso del multitasking, “estar ocupado” está relacionado con la pérdida de control. Uno cree que le falta tiempo, pero en realidad lo que le faltan son competencias y capacidad de establecer prioridades. “Estar ocupados” es una señal de pereza, al darle prioridad a las cosas fáciles y divertidas en vez de hacer lo que es difícil y necesario. “Estar ocupados” también denota debilidad y miedo, es una excusa para evadir lo que es difícil e incómodo y enfrentarse a uno mismo, en lo que es realmente importante y prioritario.
Sentir que estamos ocupados es como subir escaleras mecánicas en contra sentido. Más allá de ser peligroso, lo que sucede es que el movimiento no es progreso. El sentirse activos no es productividad, e ir de prisa no necesariamente significa que tendré resultados. Cuando uno trabaja en múltiples tareas a la vez, es inevitable que cada tarea individual se haga de manera más lenta y con una menor calidad que si hiciéramos una tarea a la vez, atentando contra nuestra productividad y con la calidad de nuestro trabajo.
Lo que realmente estamos haciendo cuando estamos en modo multitask es pasar constantemente de una tarea a otra. Nuestra capacidad de concentración se ve desafiada, ya que es un ON/OFF constante, y esto tiene un impacto tremendo en el tiempo, pero sobre todo en nuestra energía. Es por esto, que al final del día nos sentimos drenados.
Si a esta situación, le sumamos los distractores que tenemos en nuestras vidas, nuestra capacidad de concentración se ve aún más impactada. Cuando se definió el multitasking como herramienta de gestión para hacer más cosas a la vez, no teníamos la cantidad de distractores que tenemos hoy con la vida hiperconectada que llevamos.
Es una ecuación simple: incrementamos el número de pantallas, y con ellas, el número de distracciones. Basta con mirar nuestro smartphone (y los invito a hacer ese ejercicio al culminar esta lectura) para darnos cuenta del número cada vez más grande de avisos que drenan nuestra productividad y nuestra capacidad de ser eficientes. Ingresen a la configuración de su dispositivo y busquen tiempo en pantalla. El resultado será sorprendente y costoso a la vez.
Salir de esta rutina no es sencillo, implica cambiar hábitos y comportamientos muy arraigados durante años y que forman parte de nuestro día a día y de nosotros mismos. Entonces ¿cómo salimos de este problema? Se requiere dedicación, autocontrol y disciplina, pero se puede.
Lo primero que debemos hacer es revisar nuestra lista de cosas por hacer y organizarla de lo más importante hacia lo menos importante. Hay cosas que no te sirven, que no te agregan valor, que, al escribirlas, te darás cuenta de que te estás llenando de un montón de actividades que no te suman.
Una vez definidas nuestras actividades prioritarias para el día, por ejemplo, las 3 más importantes, toca definir cuándo realizarlas. Empezar en la mañana es lo ideal, pero debemos iniciar con la tarea más complicada ¿cómo la identificamos? Es sencillo, es la que menos ganas tenemos de hacer, la que nos incómoda más. Es por ahí por donde debemos de comenzar.
Luego toca cambiar el chip, pasar del multitasking al singletasking. Pasar de hacer todas las tareas a la vez a hacerlas una por una, en sesiones individuales que tengan una hora u hora y media. Agendarlas y solo, repito, solo trabajarlas cuando sea el momento.
¿Misión cumplida? No. Viene la parte más difícil: eliminar los distractores, y me refiero a todas las notificaciones de mi celular, aplicativos, laptop, tablet, smartwatch y cualquier otra pantalla. No pasa nada si no estamos “conectados” durante el tiempo asignado a la tarea en particular. Tener en OFF todas las notificaciones te da control y es una decisión que solo puedes tomar tú. Agendar una revisión de tus correos o WhatsApp una vez cada cierto periodo, te ayudará a enfocarte en la tarea que estás haciendo.
Un detalle que no debes perder de vista es que resulta más complicado resistir que evitar. Me explico, si tú tienes el celular y comienzan a llegar las notificaciones, e incluso si las tienes desactivadas, harás un esfuerzo grande por no revisarlas. Sin embargo, si el celular no está en tu espacio u oficina mientras realizas tu tarea, será más fácil evitar esa distracción y así dejas de gastar esa energía vital que consumías resistiendo.
Enforcate en lo que debes hacer no es una tarea sencilla, es un paso a paso que implica decisión y disciplina. Debes empezar y decirte “hoy no seré multitask”, y así cada día, hasta que se convierta en un hábito.
En estos ya casi 60 días de cuarentena, me puse como desafío pasar del multitask al singletask. Debo reconocer que cuesta muchísimo, pero el avance ha sido significativo. Le dedico un espacio a cada tarea. Un tiempo para revisar mi inbox, un tiempo para revisar notificaciones, un tiempo para cada actividad definida como prioritaria.
Los resultados son más alentadores. He descubierto que puedo avanzar mucho más de lo que era habitual. Veo que, al enfocarte en una sola tarea, entras en un estado de flow. Hago más cosas relevantes en menos tiempo, y tengo más tiempo para mí, para mi familia, para mis clientes. Siento que hay cosas que puedo avanzar mejor que antes.
Estamos habituados a ser bombardeados por información y notificaciones. Estoy en el proceso de tomar el control. De ser yo quien decide cuándo revisar su celular (y no al revés), de tener el control sobre cuándo realizo cada actividad, y esto va de la mano con decir NO.
Los invito a que lo intenten. A que un día, por espacio de una semana, hagan este ejercicio de iniciar su camino al singletasking, a que le quiten las notificaciones al celular. A recuperar el control. Los resultados valen la pena. Como alguien dijo, “siempre habrá mucho más que hacer de lo que uno puede hacer. Uno puede hacer cualquier cosa, una vez que dejamos de intentar hacer todas las cosas a la vez”.
